Papirarbejde - hvad er det? Office-styring og dokumenthåndtering

Succesen med driften af mange organisationer er afhængige af en korrekt opbygget arbejde. Hver medarbejder, endsige hovedet endnu mere, for at forstå papirarbejde. Hvad er det, hvad er dens egenskaber, hovedtyper, og at der tages hensyn til at organisere arbejdsgangen?

grundlæggende begreber

Enhver virksomhed, uanset dens status og antallet af medarbejdere i den normale drift producerer og håndterer et stort antal dokumenter. Alle af dem hører til de organisatoriske og administrative dokumenter. De centrale begreber i denne henseende omfatter datastyring og dokumentstyring.

Papirarbejde opkald aktivitet, der sikrer oprettelsen af officielle dokumenter, samt organisere arbejdet med dem. Til gengæld under dokument til at forstå en aktivitet, der har til formål at organisere flytning af dokumenter i selskabet fra det øjeblik, de blev skabt eller modtaget før afslutningen af arbejdet med dem (sende til adressaten, levering til arkivet).

Ofte kontor organisation vælger en eller flere medarbejdere, der fører tilsyn processen.

Ingen virksomhed kan ikke eksistere uafhængigt af loven. At det regulerer registrering og papirarbejde. Spørgsmål i disse områder beslutte sekretærer, arkivarer og medarbejdere i personaleafdelingen.

Kontorarbejde baseret på data låsen gennem oprettelsen af et papir eller elektronisk instrument. I denne henseende er der papirarbejde, der er, flytning af et dokument fra det øjeblik af skabelse til dens fuldbyrdelse. Workflow kan opdeles i interne og eksterne.

Intern cirkulation af dokumenter fremlagt af de følgende trin:

1. Udvikling af dokumentet projekt.
2. Harmonisering med ledelsen.
3. Underskrivelsen af dokumentet.
4. Registreringsdokument: dato og nummer (efter offentliggørelsen af dokumentet, anses det accepteret at gennemføre).
5. At bringe information for modtageren og kontrol.
6. Udførelse.
7. Offentliggørelsen af dokumenter henrettelse.
8. Destruktion eller arkivering værdipapirer, hvis valgperiode er udløbet.

Ekstern omsætning omfatter følgende trin:

1. Modtagelse af dokumentet i virksomheden.
2. Registrering modtaget dokumentation (kræves til kontrol af udførelse af dokumenter).
3. Beskæftiger sig med korrespondance: bekendtskab, udførelse.
4. respons Tilmelding evt.
5. Gør arkivet eller destruktion.

Dokumenthåndtering i forhold til sagen:

• uplink (fra slave til hovedet);
• downlink (fra hovederne til slave);
• vandret (mellem underordnede).

Hver bevægelse af ethvert dokument skal registreres i et særligt register. Dette kan være en logbog, dokument, kort, e-zine, etc.

hvem der er ansvarlig

Nogle medarbejdere ikke dykke ned i papirarbejde. Hvad det er, er godt klar over sekretæren, fordi det er hans pligt - til at følge arbejdsgangen i organisationen. Sekretariatet er forpligtet til at udføre de vigtigste funktion at give dokumenter fra kontoret. I betragtning af den form og funktion arbejde, kan kontorarbejde inddeles i:

1. Centraliseret. Alt sekretariat i én afdeling og er underlagt en enkelt chef. Dette kan være en ledende sekretær eller kontorassistent.
2. Decentral. Sekretærer, samt de medarbejdere, der kan varetage deres opgaver, arbejder i forskellige afdelinger i virksomheden og er underordnet forskellige chefer.
3. Blandet. Ofte findes i store virksomheder. kontor organisation vil afhænge af, hvilken slags sekretariat modtaget.

I mindre organisationer, kan receptionisten funktion udføres af en medarbejder, for hvem denne forpligtelse er tildelt enten hovedet. Hvis disse funktioner ikke er præciseret i medarbejderens ansættelseskontrakt, er det nødvendigt for udførelsen af deres supplerende aftale om at udstede, hvor de vil blive opført, og bør angive størrelsen af vederlag for at udføre opgaver Clerk.

instruktion

Uanset størrelsen af virksomheden og dens hovedform bør ikke forsømme eksistensen af datastyring manual.

Instruktion - er ikke kun en retsakt, som gør det muligt at etablere datastyring. Hvad er det? Dette er et internt dokument af virksomheden, som er godkendt af rækkefølgen af det lederskab, som ikke har nogen udløbsdato.

Der er skriftlige dokumenter de vigtigste faser i bevægelsen, i betragtning af listen over tjenestemænd, der har ret til at underskrive et bestemt dokument er eksempler påfyldning og registrering former.

HR outsourcing

Overvej HR outsourcing. Hvad er det? Hvis din organisation opererer mindst én person, så er det obligatorisk angribe relevante dokumenter.

Under HR outsourcing bevægelse forstå specifikke dokumenter i forbindelse med arbejdet i borgerens aktivitet. I mange tilfælde, er indførelsen af et sådant dokument er tildelt medarbejderne i personaleafdelingen. De skal acceptere dokumenterne fra medarbejderen, proces, og gemme dem på de regulerede regler instruktioner. Hertil kommer, at deres opgaver omfatter behandling af personoplysninger, herunder følsomme.

HR outsourcing foregår adskilt fra den generelle, overholdelse af reglerne om tavshedspligt.

optimering

I en alder af højteknologi og edb, er der mange virksomheder, der ikke små, der fortsætter med at bære papirdokumenter. Office-dokumenter er stadig registreret i konventionelle tidsskrifter og breve er sendt.

Det er for det første, på grund af modvilje mod ansatte til at omskole, og for det andet, ikke alle har den økonomiske støtte. Men hver leder må indse, at en masse af investeringer i optimering i fremtiden i væsentlig grad kan reducere selskabets omkostninger.