Gennemførelse af en pressekonference: de grundlæggende regler

Journalister sætter stor pris på deltagelse i pressekonferencer, da de giver en mulighed for at modtage de mest relevante oplysninger førstehånds. De deltager af repræsentanter for store virksomheder, populære personer. Der er mulighed for at gøre opmærksom på ethvert problem, at præsentere en ny type tjenester, for at fortælle om de succeser, som virksomheden har opnået. En pressekonference er trods alt en central begivenhed, hvor mange vigtige spørgsmål og opgaver tages op. Derfor er det vigtigt at vide, hvordan man organiserer arrangementet korrekt.

Store organisationer, der er interesseret i objektiv dækning i medierne om deres aktiviteter, udarbejder i forvejen en plan for hyppigheden af pressekonferencer. Derudover taler hyppigheden af sådanne begivenheder om tillid til pressen og kan skabe en følelse af stabilitet. Mellemstore organisationer skal bestemme for sig selv, hvad der vil være optimalt for dem. Journalister inviteres ofte hver måned eller kvartalsvis.

Efter at have tænkt over hovedtemaet for arrangementet (historien om markedssituationen, præsentationen af nye tjenester i virksomheden, analysen af aktiviteter i kvartalet) er det nødvendigt at formulere det på en rummelig måde. Det skal lyde for at gøre opmærksom på den kommende pressekonference.

Det er ønskeligt, at afholdelse af en pressekonference ikke falder sammen med regionale, byarrangementer eller større begivenheder, der kan distrahere en betydelig del af journalister. Den optimale tid til at holde en pressekonference er midt på ugen, senest fire om eftermiddagen. Det er også uønsket, at dit arrangement falder sammen med det, der vil blive afholdt af myndighederne.

Når man vælger et sted, hvor en pressekonference er planlagt, skal man fortsætte med organisationens muligheder. Værelset skal nødvendigvis være rummeligt nok til at rumme mindst 20 personer, men der skal derimod ikke være meget ledig plads, for ikke at skabe en følelse af ubetydeligheden af arrangementet. Du bør være opmærksom på, om der er mikrofoner i rummet, om nødvendigt tage sig af tilstedeværelsen af projektionsskærme. Hvis journalister inviteres fra fjernsyn, skal de give et gratis sted at være vært for fjernsynskameraer.

For at forberede og afholde en pressekonference blev afholdt på et højt niveau, er det nødvendigt at udarbejde en liste over medieforretninger, hvis repræsentanter vil deltage i arrangementet. To uger før den planlagte konference, sendes journalister pressemeddelelser, samt invitationer, der indeholder temaet for arrangementet, navnet på journalisten, datoen og spillestedet. Hvis adressen er på en mindre kendt gade, er det bedre at give en invitation med et trafikskema. På tærsklen til arrangementet, for at præcisere antallet af gæster, skal journalister ringe. De kan trods alt glemme invitationen eller ikke modtage en pressemeddelelse.

Før konferencens begyndelse er deltagerne registreret. Listen over inviterede journalister modtages senere af eventets vært. At holde en pressekonference Opret en atmosfære af gæstfrihed, du skal tage sig af tabellerne for journalister, hvorpå man kan lægge navnene på medierne.

For journalister udarbejder de specielle præsentationspakker med "handouts", som indeholder en pressemeddelelse, en liste over personer på pressekonferencen, salgsfremmende og reklamemateriale.

Pressesekretæren, der holder pressekonferencen, åbner begivenheden, annoncerer sit emne og præsenterer derefter de mennesker, der giver pressekonferencen. Også hans opgaver omfatter overvågning af reglerne. Pressesekretæren skal kunne foretage en dialog. Han skal udfylde pause, når en samtale opstår.

På bordet, hvorefter de personer, der giver pressekonferencen, er det nødvendigt at placere plakater med deres navne og besatte stilling. For begivenheder designet i lang tid, bør du give en pause til en kaffepause, et besøg på toilettet og rygeværelserne.